DoBD – das Kürzel für mehr Steuer-Frust?

Wie unsere Belegablage zu Steuerschätzungen führen kann

Günter D. Alt kann sich auch nach seinem Ausscheiden aus der ZDF-WISO-Redaktion über staatliches Handeln so richtig schön aufregen. „Wollen Sie, dass das Finanzamt künftig Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzt und Ihre Steuern raufsetzt?“

Was den geistigen Vater der WISO-Steuer-Software derzeit so empört, ist ein schlichtes Schreiben aus dem Bundesfinanzministerium, 37 Seiten lang und noch nicht mal ganz neu. Es stammt aus dem Herbst 2014 und listet 184 Regeln auf, nach denen Unternehmen und Freiberufler „sich“ zu organisieren haben. Seit dem 1. Januar 2017 gelten diese 184 Regeln für jeden, der Gewinne macht! Und damit auch für Journalisten – vom freien Mitarbeiter ohne Mehrwertsteuer bis hin zur erfolgreichen Edelfeder, die „im Nebenerwerb“ noch Honorare für Bücher oder Vorträge kassiert.

Was bisher unter dem Begriff „Registrierkassenpflicht“ nur zum Inhalt von Theken- und Friseurgesprächen taugte, beschäftigt nun auch alle anderen: Schriftsteller und andere “kreative“ Freiberufler, kleine Agenturen und freie Mitarbeiter.

Denn Bagatellgrenzen für die Anlage EÜR an unsere Einkommensteuererklärung gibt es nicht! Und die Langfassung des Kürzels GoBD lässt erahnen, was alles seit Anfang 2017 für uns alle zur Pflichtaufgabe wurde: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Was den pensionierten ZDF-Mann Alt beschäftigt, klingt eigentlich ganz harmlos, wie so oft bei der Verwaltung. Unsere Belegablage muss nachprüfbar und unveränderbar sein, es muss Datensicherheit für 10 Jahre herrschen und was digital vorkommt, muss auch digital und revisionssicher ein Jahrzehnt überdauern. Und verantwortlich ist dafür nicht der Steuerberater, sondern der Steuerpflichtige! So weit, so harmlos. Erst am Beispiel wird deutlich, wie verzwickt das Ganze sein kann.

Unsere Telefonrechnung: erreicht uns oft als pdf-Datei, die einer Mail angehängt wurde. Dann gilt die Mail als „Briefumschlag“ – für den gelten die GoBD-Regeln nicht – immerhin. Das pdf-Dokument könnten wir ausdrucken („Unveränderbarkeit“) und in unserem Steuerordner ordentlich nummeriert  (Ablagevorschrift) ablegen („Nachvollziehbarkeit“). Wir müssten nur die vorgenommene Änderung (den Ausdruck des pdf auf Papier) revisionssicher in einem Datenmanagement-Protokoll (Verfahrensdokumentation) festhalten. Aber was machen wir danach mit dem pdf? Löschen geht nicht! Denn die eingehende Rechnung ist nach den GoBD-Regeln „in dem Format aufzubewahren, in dem sie uns erreichte.“ Laden wir uns die Telefonrechnung beim Provider von dessen Website runter oder bekommen sie gar innerhalb einer E-Mail zugesandt, fällt die „Briefumschlagregel“ weg und die Mail ist daten- und steuerregeltechnisch unveränderbar und dennoch maschinell auswertbar abzulegen. Denn im Zuge einer Betriebsprüfung darf unser Finanzamt auch in unseren Rechner schauen und dort prüfen, wobei das Zeugnisverweigerungsrecht sehr „großzügig“ berücksichtigt wird.

Noch „unterhaltsamer“ klingt für Günter D. Alt die Lösung unseres Honorarrechnungsproblems. Wir schreiben unsere Angebote, Rechnungen, Abrechnungen, Kalkulationen und Reisekosten-Übersichten beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm wie WORD. Ist das Dokument geschrieben, wird es ausgedruckt und einerseits „per Sackpost und mit Briefmarke“ unseren Auftraggebern gesandt und andererseits ordentlich nummeriert und gelocht in unseren Steuerordner eingefügt. Soweit, so gut und GoBD-konform.

Haben wir aber die Rechnung nicht nur ausgedruckt sondern auch auf unserem Rechner gespeichert oder gar in ein pdf umgewandelt, um es anschließend per Mail unserem Auftraggeber zu mailen, wurde dabei ein (oder gar mehr als ein) digitales Dokument erstellt, für das nach GoBD komplett andere Regeln gelten. Was uns dazu fehlt, ist das „elektronische Archiv“, das den GoBD-Regeln entspricht.

Bei der elektronische Ablage von Belegen – Rechnungen, Quittungen, Kalkulationen und Angeboten sowie allen steuerlich-relevanten“ Buchführungsunterlagen – gilt als Wichtigstes die Unveränderbarkeit. Eine doc-Datei ist schnell überschrieben und selbst ein pdf-Dokument lässt sich verändern, neu datieren oder überschreiben. Und wenn wir das Systemdatum unseres Rechners für wenige Minuten verändern, sind sogar komplette Buchungen oder automatische Steuerausdrucke schnell „korrigiert“. Wann also ist ein Buchhaltungsvorgang nachvollziehbar, eine zulässige Korrektur oder Anpassung nachprüfbar, die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen beweisbar, die Datensicherheit für zehn Jahre gegeben und ein offizielles Datenlese-Hintertürchen für das Finanzamt aufgehalten? Können wir überhaupt die GoBD und zusätzlich noch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ – beim Finanzamt GDPdU genannt – einhalten?

Für eine erste Lösung für die Millionen von Kleinbetrieben und Freiberuflern in Deutschland hat sich Günter D. Alt mit einem Softwarehaus zusammengetan und organisiert Seminare zur Einführung in deren Programme. Das Unternehmen bietet, beginnend bei rund 50 Euro monatlich, eine sehr persönliche, datengeschützte, revisionssichere und auch sonst den GoBD-Regeln entsprechende und natürlich zertifizierte Cloud-Konstruktion an.

Und wer bisher keinen Steuerberater beauftragte, von GoBD keine Ahnung hat (haben will), gerne eine korrekte und nachprüfbare Abrechnung seinem Finanzamt übermitteln möchte? Der darf, so sagen ältere Betriebsprüfer, möglichst keinen Steuerprüfer unter 35 Jahren erleben. Denn dieser Gruppe wird eine „besondere Schärfe“ bei der Anwendung der GoBD-Regeln nachgesagt. Ältere Betriebsprüfer sagen auch, dass manche der GoBD-Regeln für Freiberufler und kleine Unternehmen gar nicht anwendbar seien und hinter vorgehaltener Hand fordern Finanzrichter auf, endlich doch gegen dieses gesetzlose Verwaltungshandeln zu klagen. Dann werde sich schon das eine oder andere in machbare Dimensionen verwandeln lassen.

Und ich? Ich möchte gerne simpel, preiswert, transparent, steuersparend und möglichst wenig zeitraubend meine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und dem Finanzamt mitteilen. Ob das GoBD- und GDPdU-konform ist, weiß ich nicht. Aber es ist stimmig und ehrlich! Ich finde, mehr kann dieser Staat von mir nicht verlangen.

Wolfgang Kiesel

Meine Anmerkungen:

 

  1. Die GoBD-Regeln:

Sie gelten seit dem 1. Januar 2017 für alle Unternehmen und Freiberufler – ohne Umsatz- oder Gewinngrenzen nach oben oder unten. Es gibt auch keine Bagatellgrenze. Für die Einhaltung der GoBD-Grundsätze sorgt auch nicht der Steuerberater – der erledigt nur unsere Steuererklärung mit der Einnahmen-Überschussrechnung. Die GoBD regeln

    • die Nachvollziehbarkeit von verbuchten oder aufgezeichneten Geschäftsvorfällen,
    • deren zeitliche Erfassung,
    • die Nachprüfbarkeit (Verfahrensdokumentation)
    • die Unveränderbarkeit von Belegen und deren Verbuchung bzw. Aufzeichnung,
    • die Protokollierung von vorgenommenen Änderungen (Stornos, Berichtigungen),
    • die Datensicherheit (z.B. vor Untergang),
    • die Aufbewahrung sämtlicher Unterlagen durch den Steuerpflichtigen sowie den Datenzugriff durch das Finanzamt

Meine „Lösung“:

Mein Buchführungsprogramm hat eine Export-Funktion (GDPdU). Über diese Schnittstelle speichere ich meine Buchführung für 10 Jahre. Ich benenne (neu) meine Honorarrechnungs- und Ausgaben-Dateien mit Nummern, nummeriere (neu) meine Papierbelege und speichere alle Buchungsvorlagen (auch die Journale), die Ein- und Ausgabenbelege, die GDPdU-Datei sowie eine Protokolldatei in der alles erklärt ist, auf eine nicht überschreibbare CD-Rom oder DVD.

 

Mein Kommentar dazu:

Was darf der Staat wollen?

Die neuen GoBD-Regeln werden von vielen Journalisten nicht eingehalten werden! Nicht, weil wir das Finanzamt betrügen wollen, sondern weil im Ein-Frau- oder Ein-Mann-Büro die revisionssichere Ablage und Datensicherheit für 10 Jahre schlicht nicht herstellbar ist! Für die GoBD-Vorschriften wurden noch nicht einmal Gesetze geändert. Die Finanzverwaltung kann uns allein schon mit Verwaltungsanordnungen das Leben schwer und die Absicht, korrekte Abrechnungen zu erstellen, unmöglich machen. Vielleicht ist es ein typisches Zeichen der gesellschaftlichen Veränderungen, dass eine öffentliche Empörung zu GoBD ausbleibt. Dass wir alle – den Lemmingen gleich – Software kaufen, Cloud-Lösungen klaglos bezahlen und Unrechtsgefühle entwickeln. Und das alles als Journalisten, und zwar ohne auch nur annähernd nach der Sinnhaftigkeit dieses staatlichen Handels zu fragen.

Wolfgang Kiesel

Mehr dazu: www.fragKiesel.de

Dieser Beitrag wurde unter Allgemein veröffentlicht. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.